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organisation Reorganisation Unternehmen Unternehmen einer Universitätsverwaltung

Das starke Wachstum der Universität bedingt neue Prozesse und Strukturen – auch in der Verwaltung…

Ausgangslage und Zielsetzung: Die sehr renommierte Universität ist in den letzten Jahren extrem stark gewachsen, was zusammen mit der Einführung des Bologna-Konzeptes eine grosse Herausforderung für die gesamte Universität bedeutet. Die fachlich funktionale Organisation der Verwaltung ist aber nicht im gleichen Masse mitgewachsen und die Führungsstruktur war immer noch sehr stark auf den Verwaltungsdirektor zugeschnitten. Dies führte zu einer sehr grossen Führungsspanne für den Verwaltungsdirektor. Des Weiteren war er von Amtes wegen belastet mit vielen internen und externen Gremien. Die Aufgaben der gesamten Verwaltung sollten deshalb neu gebündelt, die Aufbau- und Ablauforganisation optimiert und auf die zukünftigen Anforderungen ausgerichtet werden. Die Direktunterstellten sollten vermehrt in die Gesamtverantwortung mit einbezogen und die Position der Linienleiter gestärkt werden. Daneben gab es weitere flankierende Zielsetzungen.

Vorgehen: Nach einer Auslegeordnung der bereits dokumentierten Prozesse und Unterlagen sowie mittels Interviews und Schnittstellenanalyse wurden die Anforderungen an die künftige Organisation als Leitlinie für die Kreativphase in diesem Kernprojekt definiert. Um zielführende Varianten für die zukünftige Strukturerarbeiten zu können wurde zuerst ein Basiskatalog aller Aufgaben erstellt, um diese im Hinblick auf die definierten Zielsetzungen neu bündeln zu können. Die Hauptarbeit erfolgte im Kernteam oder kleinen Arbeitsgruppen, mit monatlichem Bericht und Zwischenentscheiden im Projektleitungsausschuss. Alle Richtungsentscheide erfolgten nach intensiven Workshops mit den betroffenen Führungspersonen.
Im Rahmen der Gestaltungs- und Umsetzungsphase wurde grosser Wert auf eine klare Definition und Zuordnung der Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen gelegt sowie die Bearbeitung der o.g. flankierenden Zielsetzungen.

Nutzen: Die Einheiten der neuen Verwaltung wurden in 7 Ressorts zusammengefasst und damit die Führungsspanne des Verwaltungsdirektors halbiert. Damit wurde eine Verwaltungsleitung im Sinne einer echten Geschäftsleitung geschaffen, mit entsprechenden Kompetenzen und Verantwortungen, neuen Führungsprozessen und Gremien. Die übergreifende Fachführung wird über Leistungsvereinbarungen sichergestellt. Des weiteren wurde ein Funktions- und Karrieremodell für die unterschiedlichen Laufbahnen von Leitungs- und Fachspezialisten definiert sowie eine einheitliche Stellvertreterregelung eingeführt.
Damit konnte die strukturelle Voraussetzung geschaffen werden, dass die Verwaltung der Universität die Lehre und die Studierenden auch in Zukunft optimal unterstützen kann.


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